次世代のドキュメント管理ツール『SmartDocs』

SmartDocsは共有が楽しくなるような機能を満載しています。

データ共有

一般的なドキュメント管理ツールにある機能を更に強化しています。自動でサーバにアップロードされ、バックアップがとられたドキュメントに対して、他のユーザも閲覧やダウンロードが出来るように「公開」したり、自分のパソコンにあるファイルのバックアップとして、自分だけが閲覧やダウンロードが出来ればいいように設定することが出来ます。
公開はユーザからの明示的なアクションがあるまでは開始されないようになっていますので、知らない間にドキュメントが他のユーザの手に渡っていたというようなことはありません。
また、SmartDocsでは、
・Microsoft Office Word
・Microsoft Office PowerPoint
・Adobe PDF
のドキュメントを扱うことが出来ます。

データの自動バックアップ

クライアントエージェントをインストールしたパソコンの指定フォルダにドキュメントを入れておくだけで、自動でドキュメントがサーバにアップロードされ、バックアップがとられます。
そのため、従来のドキュメント管理ツールのように、ユーザ自身の手でサーバにドキュメントをアップロードするという操作が必要なくなり、作業の効率化及びバックアップのし忘れの防止につなげることが出来ます。

アクセス権限のコントロール

「グループ」という機能を利用すれば、開発本部・営業本部・管理本部などのグループを作成し、そこにユーザを振り分けることが出来るようになります。
ユーザの一人一人に対して、共有するファイルのアクセス権限を設定していくのは、作業が煩雑で誤りも発生しやすくなります。そのような場合には、ユーザをグループに振り分け、そのグループに対してアクセス権限を設定していくことによって、作業の手間を減らしたり、誤りを防止したりすることにつながり、効率よくアクセス権限の管理が出来るようになります。

バージョン管理

自動でサーバにアップロードされ、バックアップがとられたドキュメントは最新版の保持のみではなく、そのバージョン履歴が管理されます。
また、ドキュメントを最初に作成したユーザと、それをダウンロードして変更後、アップロードしたユーザとが異なるような場合でも、その変更履歴を追跡することが出来るような仕組みになっています。

ランキング表示

作成したユーザ以外のユーザが頻繁に閲覧したり、ダウンロードしたりするドキュメントは価値ある社内資産であるということが出来ます。そのようなドキュメントをランキング表示したり、そのようなドキュメントを作成しているユーザをランキング表示したりすることで、ユーザの社内資産の構築への貢献度を一目で見ることが出来るようになっています。このような機能は、ユーザの作業の効率化へとつながります。

ユーザの新作追跡（アラート表示機能付き）

twitterライクなフォロー・フォロワーという機能をサポートしています。
ランクの高いドキュメントを常に公開しているユーザや自分と同じグループに属するユーザなどをフォローすることによって、そのユーザが新しいドキュメントを公開したときや、自分がアップロードしたドキュメントを相手がダウンロードしたときなどに、それをクライアントエージェントが自動でアラート表示してお知らせすることが出来ます。そのため、いちいちSmartDocsのサイトを訪れて、ドキュメントの更新具合をチェックをする必要がなくなり、更新があり、アラート表示があったときのみにチェックをすればよいことになり、更新のチェックのし忘れを防ぐことが出来るようになっています。

コメント追加

公開されたドキュメントに、作成したユーザ以外のユーザがコメントを自由に付加することが出来ます。最近では、購入する前の商品に対して、すでに購入しているユーザのコメントなどのクチコミ情報を見て、購入の意思決定をする場合が多くありますが、そのようなクチコミ文化を社内資産の構築・活用の場に適用することが出来るようになっています。そのことにより、社内資産の利用が活性化され、社内資産がさらに精練されていくことになります。

セキュリティ

クライアントエージェントをインストールしたパソコンであれば、ダウンロードしたドキュメントがサーバ側で暗号化されたものであっても、その復号化が出来るようになっています。そのため、サーバとの間で安全にドキュメントのやり取りをすることが出来るので、情報の漏えいや改ざんなどからドキュメントを守ることが出来ます。
また、SmartDocsのアカウントを持っていない外部の人にもドキュメントを送ることが出来るようになっており、かつ閲覧のみ許すのか、ダウンロードまで許すのか、といったアクセス権限の管理まで出来るようになっています。

サムネイル表示

サーバに自動でアップロードされ、バックアップがとられたドキュメントには、公開する際に自動でサムネイルが生成されます。そのため、従来のドキュメント管理ツールのように、ダウンロードして、なおかつそれを開いてみるまで、どのようなドキュメントなのかがわからないといったようなことはなく、ダウンロードする前にその内容を確認することが出来るようになっています。そのため、作業の効率化が期待出来ます。

全文検索

ドキュメントのタイトルのみが検索対象である従来のドキュメント管理ツールとは異なり、ドキュメントの内容までをも含めたものが検索対象になっています。そのため、ドキュメントのタイトルは忘れてしまったのだが、そこに書いてある内容は覚えているような場合であっても、探したいドキュメントを見つけることが出来るようになっています。